단위형제회와 평의회
회헌 49조 : 평의회는 회장, 부화장, 서기, 회계, 양성 담당, 영적보조자로 구성되고.
회헌 50조 : 단위형제회는 평의회에 의해 운영되고 활성화되는 중요한 임무를 가지고 있다.
평의회는 회원들의 증거 생할과 세상 안에 임무를 격려하기 위해 필요한 일을 증진시킨다
상급형제회의 지시에 따라 매년 모든 서류들을 공식적으로 기록 보관할 의무가 있다.
평의회의 직무(51조, 52조)
형제회의 운영과 활성화에 있어 평의회는 공동책임을 진다
회장과 부회장의 임무
) -->- 3년마다 형제회의 선거 총회를 소집한다.
) -->- 상급 형제회에 보낼 연간 보고서를 준비한다.
) -->- 3년에 한번 사목방문과 형제적 방문을 요청한다.
서기의 임무
) -->- 월례회와 평의회의 엄무를 기록하고 공문을 발송한다.
) -->- 공문서나 기록부들 (월례회일지, 평의회일지, 총회와 총선일지, 각종행사일지 등)을 기록 보존한다.
) -->- 각급 형제회의 사항들을 보고한다.
양성담당의 의무
) -->- 형제회의 양성 활동을 조정. 교육하고 초기 양성자에 대한 평가를 평의회에 보고한다.
회계의 임무
) -->- 회비를 충실하게 관리한다.
) -->- 회계 장부의 지출 내역등을 국가 규정에 따라 형제회에 회계보고를 한다.
미국 국가 규정
단위 형제회 회계보고 양식과 기록해야 될 서류들
https://secularfranciscansusa.org/guidelines-forms-other-resources/
- Treasurer’s Reporting Requirements [Word] [PDF]
- Fraternity Treasurer’s Annual Report [Excel] [PDF]
- Monthly Report to the Fraternity Council [Excel] [PDF]
- Fraternity Treasurer’s Worksheet [Excel] [PDF]
- Details of Monthly Expenditures [Excel] [PDF]
- Confidential Record of Donations Received [Excel] [PDF]
- Record of Donations Received – Fraternity Summary by Meeting Date [Excel] [PDF]
- Record of Donations Received – Fraternity Summary by Member [Excel] [PDF]
지구 형제회의 자료
https://saintmargaretofcortona.org/2020-council-members-handbook/
한국 국가 규정
1. 단위 형제회가 비치, 기록해야 할 서류
1) 회의록: 총회, 평의회, 월례회 등의 회의록 (가장 중요한 기록입니다)
2) 회원카드, 서약기록부
3) 명부: 회원 명부, 평의회원 명부, 잠정적, 결정적 처분 명무, 전; 출입자 명부, 선종자 명부 등
4) 양성 관련 서류: 지원서철, 서약 청원서철 등.
5) 공문서 및 문서수발부
6) 방문 기록부, 연혁 혹은 일지.
7) 회계 관련 서류: 현금 출납부 등
8) 출석부: 월례회, 평의회 등.
9) 필요한 경우 사진첩과 행사철, 비품대장 등.
단위 형제회가 지구 형제회에 보고할 것
1) 정기적인 보고
평의회 회의록, 선거총회, 의무금 납부 등.
2) 사인 발생시의 보고
선종 회원 명단, 잠정적 및 결정적 처분 결과, 회원
전.출입, 평의회원 보선, 형제적. 사목 방문요청.
영적보조자 경질, 새 서약자 명단 보고, 상급형제회 답신 공문 등.
회계에 대한 한국 국가 규정
제19조 (재정보고와 감사)
1. 각급 형제회는 매 회계년도 연말보고서에 증감을 포함한 재산목록 현황 및 재정보고서를 첨부하여, 평의회의 심의를 거쳐 총회의 승인을 받아야 한다.
제131조 (예산계획)
1. 회계는 수립한 사업계획서를 근거로 연말에 예산계획서를 작성하여 평의회에 보고하며, 각급 평의회는 다음연도 예산을 정한다.
2. 예산계획은 평의회의 결정에 따르되 특히, 사업의 우선 순위와 물가상승을 고려하여 작성하도록 한다.
제133조 (내부감사)
형제회의 수입, 지출과 제계산에 있어 오류, 부당처리, 부정의 유무를 가려내고 또한 그러한 잘못의 발생을 예방하기 위하여 내부감사를 실시할 수 있다.
1. 회계담당은 회계업무 처리에 있어서 불분명하거나 부당한 점이 발견되면 평의회와 함께 그 문제를 정확하고 신속하게 처리하여야 한다.
제136조 (특수회계 관리의 대상 및 적용)
1. 형제회의 회계 업무 관리는 전산 시스템을 이용하여 처리할 경우를 대상으로 한다.
제3절 수입 및 제반경비 관리
제137조 (수입에 대한 관리)
회원들이 납부하는 회비, 원호비, 각종 후원회비등은 그 납부 내용을 기록한다. 이는 수납된 금액의 결산에 필요한 서류이다.
1. 회비 - 회헌 제30조 3항에 의한 회원의 의무로서 형제회의 주 수입원이다. 회비의 내역과 금액을 월회비 수납부에 기록하여 마감 후 각 회원의 회비 카드에 기입한다. 월회비 수납부는 12개월 단위로 철하여 보관한다.
2. 미사헌금 - 월례회 및 피정 등 형제회에서 봉헌되는 미사 때의 봉헌금을 말한다. 이 헌금은 형제회의 수입이다.
3. 원호비 - 회비 이외에 불우이웃을 돕기 위한 성금 등 원호후원금을 말한다.
4. 후원회비 - 특정목적을 위한 각종 후원회 성금을 말하며, 각 후원회비별로 납부 기록서를 기록하여 비치한다.
5. 도서․성물 판매금 - 도서 및 각종 성물 판매에 대한 수입금을 말한다.
6. 찬조금 - 형제회 찬조 목적의 수입금을 말한다.
7. 잡수입 - 이자수입 등 위 과목에 포함되지 않은 모든 수입금을 말한다.
제138조 (지출에 대한 관리)
형제회 운영을 위하여 지출되는 모든 비용은 회장이 결재 후 지출되어야 한다. 단, 평의회에서 결정된 지출은 그 결정의 범위 내에서 결재 전에 지출할 수 있다. 회칙의 정신에 따라 영적보조자는 결재를 하지 않는 다.
1. 의무금 - 회헌 제30조 3항에 의하여 상급형제회 운영을 위한 의무금을 지불한다. 의무금은 국가규정 제20조 3항에 따라 단위와 지구형제회가 직상급 형제회에 납부하는 의무금의 금액 또는 비율은 직상급 형제회의 총회에서 정한다.
. 강사료 - 형제회의 영속적 양성 강의, 피정, 교육, 행사 등에 초청된 강사(사제, 수도자, 회원, 전문가)에게 지급하는 비용을 대상으로 한다. 강사료는 형제회의 평의회에서 결정하여 지급한다.
3. 여비 및 교통비 - 형제회 운영과 관련하여 발생하는 교통비, 운임, 숙박료 및 식비 등의 지급을 대상으로 한다. 여비는 국내와 국외로 구분하여 실비 지급하되, 추후 정산할 수 있으며, 숙박료 및 식비 등은 해당 평의회의 결정에 따라 지급하도록 한다.
4. 회의비 - 형제회의 각종 회의와 행사 준비모임에 참여하는 봉사자들에게 제공되는 것으로, 회칙의 정신에 따라 저렴한 가격으로 지급하도록 하며, 이는 각 해당 형제회 평의회의 결정에 따라 지급하도록 한다.
5. 경조비 - 지급대상 및 기준은 해당 형제회의 평의회에서 결정하여 시행한다.
6. 영적지도비 - 형제회는 영적보조자에게 영적 지도를 위한 활동비, 각종 자료준비 및 교통비 보조를 위하여 매월 소정의 금액을 지급한다. 소정의 금액 범위는 형제회 평의회에서 결정한다.
7. 경비분담금 - 형제회는 상급형제회의 특정 경비의 분담금에 대하여 적극 협조한다(국가규정 20,2 참조).
8. 기타 지출 내용에 따라 해당 계정과목별로 분류 정리한다. 지구규정은 세부 사항을 정할 수 있다.
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